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Enterprise Content Management

Que obtenemos:

  1. Expediente digital
  2. Workflow de documentos
  3. Previsualización y búsqueda avanzada
  4. Acceso universal

El ECM es la evolución natural del tradicional servidor de archivos. Los documentos que allí se almacenan constituyen parte de lo que en IT se conoce como Datos no Estructurados. Estos documentos son y seguirán siendo moneda corriente en nuestro uso de la informática, y en los últimos tiempos aparecieron soluciones para gestionarlos de manera mas avanzada y flexible, en respuesta a nuevos desafíos que surgen en la gestión de esta información.

El primer desafío es la búsqueda. La acumulación de información de esta naturaleza y su condición de “no estructurados” hacen necesario programas de búsqueda especiales. Esto para permitir nuestro repositorio central de documentos de la organización nos permita rápidamente encontrar lo que mas de una vez pasamos horas buscando manualmente. El segundo, la multiplicidad de formas de acceso. Ya no se trata solamente de un computador en la oficina, o bien portátil. También están los smartphones, las tabletas, los PCs en la casa, e inclusive nuestros clientes y proveedores y sus dispositivos desde los cuales queremos que sea accesible todo o parte de nuestro repositorio de documentos. En tercer término, queremos que nuestro repositorio identifique y guarde las versiones de esos documentos. Ya que coordinar el acceso y las modificaciones que a los documentos le hace el grupo de trabajo se vuelve mas complejo cuando los integrantes de este grupo de trabajo, merced a lo explicado justo arriba, acceden a los documentos desde muchos lugares, y a veces fuera de los horarios convencionales. Además, posiblemente queramos gestionar la retención de nuestros documentos. Es decir, que los mismos a partir de un punto en el tiempo no sean modificables, y permanezcan de esa forma por otro período, al final del cual sean borrados automáticamente. También existen requerimientos de incluir estos en flujos de trabajo, con revisiones y aprobaciones. Y todo esto por supuesto, sin alterar las herramientas con las cuales se crean los contenidos (word, excel, autocad, project, powerpoint, etc).

Estas necesidades son las que satisfacen las herramientas de Enterprise Content Management, y si bien existen soluciones corporativas de alta complejidad y presupuesto, también las hay en software Open Source, lo que permite implementaciones simples y cortas, accesibles a la pequeña empresa.

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